Miten sähkö- ja vesiyhtiöt automatisoivat omistajanvaihdoksen – ilman manuaalista työtä?

Omistajanvaihdos on yksi toistuvimmista prosesseista sähkö- ja vesiyhtiöiden asiakaspalvelussa. Silti se kuormittaa henkilöstöä enemmän kuin sen pitäisi: PDF saapuu puutteellisesti täytettynä, tiedot siirretään käsin taustajärjestelmään ja sähköposti kulkee henkilötietoja suojaamattomana.

Tässä artikkelissa käymme läpi, miten modernilla sähköisellä asiointiratkaisulla — FormBoxilla — koko ketju asioinnista arkistointiin voidaan automatisoida turvallisesti ja kustannustehokkaasti.

​

Miksi perinteinen PDF-lomake ei enää riitä?

 

Staattinen PDF tai yksinkertainen verkkolomake ei pysty tarkistamaan tietoja reaaliajassa, tunnistamaan asiakasta luotettavasti eikä siirtämään dataa suoraan taustajärjestelmiin. Lopputuloksena asiakaspalvelu tekee työtä, jonka järjestelmä voisi hoitaa automaattisesti.

 

Tyypillisiä ongelmia:

• Lomake saapuu puutteellisena → tarvitaan lisäselvittelyjä

• Henkilötiedot liikkuvat sähköpostissa → tietoturvariski

• Data syötetään käsin Dynasty- tai Tweb-järjestelmään → virheitä ja viivettä

​

Sähköinen lomake ohjaa asiakkaan kerralla oikein

 

FormBoxin lomake-editorilla rakennetaan interaktiivinen asiointilomake, jossa ehdollinen logiikka ohjaa asiakasta: vain tilanteen kannalta relevantit kentät näkyvät. Tämä pienentää virheiden määrää merkittävästi ja parantaa lomakkeen täyttämisastetta.

Kaikki FormBoxin lomakkeet täyttävät WCAG 2.2 AA -saavutettavuusvaatimukset, jotka ovat pakollisia julkishallinnon ja monen infra-alan yhtiön palveluissa.

​

Suomi.fi tai Nets-tunnistautuminen korvaa allekirjoituksen

​

Liittymäsopimus on juridinen asiakirja. FormBox integroituu suoraan Suomi.fi-tunnistuspalveluun tai vaihtoehtoisesti Nets-tunnistautumispalveluun, jolloin asiakkaan henkilöllisyys varmennetaan vahvasti osana asiointia. Tämä vastaa juridisesti sähköistä allekirjoitusta — erillistä allekirjoituspalvelua ei välttämättä tarvita.

​

Hyödyt käytännössä:

• Henkilötiedot täyttyvät automaattisesti väestötietojärjestelmästä

• Sopimuksen osapuolet on varmennettu luotettavasti

• Tietoturva paranee, kun arkaluonteiset tiedot eivät kulje sähköpostissa

​

Mikäli sähköinen allekirjoituspalvelu kiinnostaa, tutustu artikkeliimme Verified allekirjoituspalvelu.

​

Data suoraan Dynasty 10- tai Tweb-järjestelmään

​

FormBox ei ole ainoastaan lomaketyökalu — se on integroitava ratkaisu. REST API -rajapinnan kautta rakenteinen data siirtyy suoraan organisaation asianhallintajärjestelmiin, kuten Dynasty 10:een tai Tweb-palveluun. Manuaalinen tietojen syöttö jää pois kokonaan.

Jos prosessiin sisältyy maksu, se voidaan hoitaa saman asioinnin yhteydessä Ceepos-integraation kautta.

​

Tietoturva ja GDPR suomalaisissa palvelinkeskuksissa

​

FormBox on suomalainen SaaS-ratkaisu, jonka data säilytetään kotimaisissa palvelinkeskuksissa. Tämä vastaa julkishallinnon JHS-suosituksia ja varmistaa GDPR-vaatimustenmukaisuuden myös erityisten henkilötietoryhmien käsittelyssä.

​

Haluatko nähdä, miten omistajanvaihdos toimii FormBoxilla?

​

Varaa maksuton 30 minuutin esittely ja katso käytännössä, miten toistuva asiointiprosessi automatisoituu — ilman koodausta.​